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EvaSys Ratgeber – Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragung: 10 Tipps

Viele Studien belegen, dass für eine hohe Unternehmensleistung die Mitarbeiterzufriedenheit in den einzelnen Abteilungen essentiell ist. Doch wie lässt sich eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit überhaupt erreichen und wie lässt sie sich steigern? Da viele Arbeitnehmer ihre Wünsche gegenüber ihren Vorgesetzten nur unzureichend oder überhaupt nicht äußern, lassen sich oftmals die Einstellungen und Motivationen der Mitarbeiter nur über anonyme Mitarbeiterumfragen im besten Fall durch eine Evaluationssoftware bestimmen. Befolgen Sie bei der Erstellung eines Fragebogens diese Tipps und Sie erhalten valide Daten, mit denen Sie an der Mitarbeiterzufriedenheit arbeiten können.

1. Die richtigen Themengebiete abfragen

Mitarbeiterbefragungen sind nur zielführend, wenn sich aus den gewählten Fragen und den darauf gegebenen Antworten die gewünschten Schlüsse ziehen lassen. Möchten Sie etwa eine Umfrage zum Betriebsklima durchführen, dann sollten Sie die Mitarbeiter auf jeden Fall nach den Arbeitsbedingungen, dem Kontakt zu den Kollegen sowie zum Vorgesetzten und den gepflegten Umgangsformen im Unternehmen befragen.

2. Mischungsverhältnis der Fragen

Aus den Antworten auf die Fragen der Mitarbeiterumfrage setzt sich bei der Auswertung des Fragebogens ein möglichst umfassendes Bild über einen bestimmten Sachverhalt zusammen. Dafür ist es dringend notwendig, dass sich die einzelnen Fragen gegenseitig tangieren und nicht vollständig unabhängig voneinander gestellt werden. Aus der Schnittmenge einzelner Teilfragen und den gegebenen Antworten ergeben sich letztlich die gewünschten Informationen, die im nächsten Schritt handlungsanweisend genutzt werden können.

3. Gute Mischung zwischen offenen und geschlossenen Fragen finden

In Ihrem Fragebogen sollten Sie einen Mittelweg zwischen offenen und geschlossenen Fragen finden, denn wählen Sie ausschließlich geschlossene Fragen, ergibt sich häufig kein umfassendes Bild aus den zu eingeschränkt gegebenen Antworten. Wählen Sie hingegen ausschließlich offene Fragen, könnte das Ergebnis durch zu ausschweifend gegebene Antworten verwässert werden und der Kern der Aussagen unklar erscheinen. In beiden Fällen sind die aus dem Fragebogen abgeleiteten Handlungsweisen ineffizient oder sogar falsch.

4. Bewertungssystem bei geschlossenen Fragen

Bei geschlossenen Fragen sollten Sie einem konsistenten Bewertungssystem folgen, das beispielsweise durch die Vergabe von Schulnoten oder durch Ankreuzmöglichkeiten wie "trifft zu", "trifft nicht zu" oder ähnliche Alternativen gekennzeichnet ist. Dies vereinfacht die Bearbeitung wie auch die Auswertung des Fragebogens

5. Reihenfolge der Fragen beachten

Generell sollten Sie in einer Mitarbeiterbefragung nicht zu viele Fragen zu einem Themengebiet hintereinander stellen. Variieren Sie zwischen den Themengebieten und arbeiten Sie sich immer von allgemeinen zu spezifischen Fragen vor.

6. Länge der Umfrage und Motivation

Die Länge des Fragebogens sollte die Arbeitnehmer vor keine unlösbaren Probleme stellen. Beschränken Sie den Fragebogen auf ein bis maximal zwei DIN A4-Seiten, sodass die Mitarbeiter diesen in der Frühstücks- oder Mittagspause ausfüllen können. Darüber hinaus sollten Sie als Abteilungsleiter Ihre Mitarbeiter zum Ausfüllen des Fragebogens nachhaltig motivieren.

7. Anonymität wahren

Eine anonym durchgeführte Befragung ist grundlegend zu bevorzugen, da kritische Themen von den Befragten mit höherer Wahrscheinlichkeit wahrheitsgemäß beantwortet werden. Verständlicherweise haben Mitarbeiter, die sich indirekt oder direkt über das Verhältnis zu ihrem Vorgesetzten beschweren, Ängste, dass die Auswertung des Fragebogens nicht zur Ausräumung des Sachverhalts, sondern zu einer tiefgreifenderen Benachteiligung seitens ihres Chefs führt. Bei einer anonym durchgeführten Befragung besteht diese Gefahr nicht, außerdem wird die Mitarbeiterumfrage von den Angestellten eher akzeptiert und positiver aufgenommen. Zur Durchführung der Befragung können Sie ein etabliertes Umfragetool einsetzen.

8. Alle Mitarbeiter einbinden

Leiten Sie gleich zu Beginn die notwendigen Schritte in die Wege, damit die Mitarbeiterumfrage auf Akzeptanz stößt. Hierfür können Sie beispielsweise einzelne Arbeitsgruppen bilden, die in die Umsetzung des Projekts integriert werden und für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Kommunizieren Sie von Anfang an, dass alle Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen dürfen und binden Sie bereits zu Beginn die Geschäftsleitung, den Betriebsrat und etwaige Vertrauensmitarbeiter in das Projekt mit ein.

9. Wahl des richtigen Umfragezeitpunkts

Häufig unterschätzt wird die Wahl des richtigen Umfragezeitpunkts. Führen Sie die Mitarbeiterbefragung etwa zu einem Zeitpunkt durch, an dem Massenentlassungen drohen oder gar die Betriebsschließung bereits beschlossene Sache ist, kann es sein, dass der Unmut der Befragten sich im Ergebnis widerspiegelt und es zu Fehleinschätzungen kommt. Um ein ganzheitliches Bild zu erhalten, sollten Sie die Umfrage überdies nicht während der Sommerferien der Schulen und während der Betriebsferien durchführen.

10. Hilfestellungen geben

Generell sollten die Fragen im Fragebogen selbsterklärend sein. Sollte dies bei einigen Teilgebieten nicht möglich sein, bieten Sie unbedingt zusätzliche Hilfestellungen und Hintergrundinformationen an, damit die Befragten den Test nach bestem Gewissen bearbeiten können.

Natürlich müssen Sie die sich aus der Mitarbeiterbefragung ergebenden Schlüsse offen mit allen betroffenen Personen kommunizieren. Bei einer Umfrage zu Gratifikation bei überdurchschnittlicher Leistung könnte dies beispielsweise die Veröffentlichung eines Cafeteria-Systems oder die Möglichkeit der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen sein.

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